Adiuto

Svic - Adiuto - Lecce
Svic - Adisuite - Lecce

Il modulo Firma & Conservazione, va installato sul computer degli operatori addetti al processo di conservazione sostitutiva.
L’interfaccia guida l’utente nell’esecuzione delle funzionalità e attività legate al processo di conservazione dei documenti, come:

Adi Jed

AdiJed, la “base” di AdiSuite, è la soluzione di archiviazione che consente di ottimizzare la gestione di tutti i documenti, cartacei ed elettronici, che vengono prodotti e circolano in un’azienda. È particolarmente utile nella gestione di fatture e bolle AdIntegra clienti/fornitori, contratti, documentazione di prodotto, corrispondenza in entrata e in uscita Grazie alla sua modularità, AdiJed rappresenta la migliore risposta alle esigenze di gestione documentale delle realtà di piccole, medie e grandi dimensioni.

  • AdiJed semplifica il lavoro fornendo uno strumento indispensabile per la gestione efficiente dei documenti e delle informazioni vitali per l’azienda;
  • Si integra in qualsiasi realtà aziendale, interagisce con il sistema informativo esistente, dialoga con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali in azienda.

Scritto in Java, AdiJed opera in ambiente Windows, Linux e AS400/iSeries e può utilizzare i database più comuni e diffusi quali Oracle, DB2, MS SQL Server, MSDE, MySQL, senza richiedere alcun intervento di programmazione.
Moduli opzionali ampliano la gamma delle applicazioni usufruibili dalle utenze. I clienti che desiderano implementare la conservazione sostituiva dei documenti fiscali, possono avvalersi del modulo AdiFirma (Firma e Conservazione) che permette all’amministrazione aziendale di adempiere agli obblighi imposti dalle direttive nazionali, relativamente alla dematerializzazione dei documenti fiscali.
AdiJed si integra perfettamente con i sistemi gestionali (es: ERP CRM, SCM) anche su iSeries e con i software tipici degli uffici (es: MS Office, posta elettronica) già presenti presso il cliente, agendo da collettore di tutti i documenti prodotti in azienda.
Il flusso di approvazione dei documenti, invece, può essere gestito e controllato dal modulo di workflow, AdiJobs.

Moduli Opzionali

Subnetwork

Permette al file-system documentale di essere distribuito su più sedi. Con questo modulo un’azienda può scegliere di gestire e configurare più sedi geografiche, potendo archiviare i documenti presso la sede periferica dove opera l’utente.
Ciascuna sede potrà mantenere i propri documenti in locale, in modo trasparente per gli utenti ottimizzando così il traffico di rete.

Single Sign On

Consente di allineare le password di accesso dell’applicativo AdiJed con le password della rete informatica utilizzando quindi un solo codice di accesso.

Import & Flesh out

Consente di allineare e mantenere allineate le anagrafiche della quasi totalità dei sistemi gestionali con quelle di AdiJed, in maniera completamente parametrica, senza alcuna modifica o scrittura di programmi. Consente altresì l’arricchimento degli indici con ulteriorichiavi di ricerca.

Tie-Up

Consente la creazione completamente automatica di collegamenti tra i documenti già presenti nel documentale, leggendo un database opportunamente strutturato ed alimentato dal sistema gestionale. Necessita come prerequisito il modulo Import & Flesh Out.

F-Text

Permette di effettuare una ricerca a testo libero all’interno di documenti presenti in una specifica categoria documentale.

E-Navigabile

Tramite un’interfaccia di query, l’utente può selezionare vari documenti ed estrarli assieme agli indici. Il modulo consente di creare CD/DVD auto-consultabili, dotati di interfaccia di navigazione ed interrogazione dei documenti estratti, da distribuire ai propri clienti e partner.

Omr

Consente il riconoscimento e l’archiviazione automatica di moduli compilati tramite l’apposizione di contrassegni manuali. Lo strumento è particolarmente utile per la raccolta e l’archiviazione delle schede relative ad indagini di mercato e delle schede di censimento.

Jmc

Consente l’invio multicanale dei documenti PDF, via mail, fax, Postel o altri strumenti di posta ibrida. Risulta particolarmente utile per automatizzare tutto l’invio documentale verso l’esterno dell’azienda.

Ciclo attivo e ciclo passivo: gestione completamente automatizzata

Tutto il ciclo attivo aziendale può essere inserito nel sistema documentale in modo sicuro, affidabile e con tempi assolutamente irrisori senza alcun intervento da parte dell’operatore. Il trasferimento automatico di documenti da una cartella al server può essere applicato anche al ciclo passivo. L’indicizzazione dei documenti cartacei può essere effettuata contestualmente alla scansione stessa, con strumenti di cattura di indici, quali il codice a barre.

Splitter Gold

Questo modulo permette di elaborare in automatico il file TIFF multi-pagina generato da uno scanner, separando quest’ultimo in tanti singoli file TIFF memorizzati in cartelle di rete. Importante è l’integrazione con la tecnologia dei codici a barre. In pratica, in base alla presenza sulla pagina di un codice a barre, questo viene interpretato e i dati contenuti sono utilizzati per nominare il file generato.

Adioffice – Integrazione con il mondo Ms-Office

AdiOffice è il modulo della suite documentale che permette la comunicazione diretta ed efficace tra le applicazioni classiche del mondo Microsoft Office (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint e MS Outlook) e la gestione documentale in AdiJed.

Immission

Con questo modulo è possibile inserire in modo completamente automatico, programmabile e non presidiato, qualunque tipologia di file (pdf, tif, ecc…) generato da gestori di spool, da gestionale del cliente oppure acquisito con la scansione. Il modulo Immission, a orari prestabiliti, preleva i file — con relativi indici contenuti nel nome — per trasferirli nelle rispettive famiglie del database documentale di AdiJed.

Principali funzionalità

Attraverso l’utilizzo di un semplice bottone aggiunto alla barra degli strumenti delle applicazioni MS Office, si accede a un’interfaccia grafica che permette l’inserimento automatico o manuale degli indici del documento, interagendo con la piattaforma documentale.

  • posta elettronica;
  • con AdiOffice è possibile inviare ad AdiJed il singolo messaggio di posta elettronica, il messaggio di posta completo dei propri allegati o anche il solo allegato;
  • adiOffice, grazie al suo componente Lotus Notes Interface, permette la comunicazione tra AdiJed e il client di posta di Lotus Notes;
  • permette la piena e completa padronanza del sistema, senza costringere l’operatore adadattarsi a nuovi processi;
  • è uno strumento semplice ed efficace per ottimizzare i tempi di archiviazione dei documenti e per un’indicizzazione precisa e veloce delle relative informazioni aziendali;
  • mai più caselle di posta pesanti e piene di documenti inutili;
  • dalle PMI ai professionisti, tutti gli utenti del mondo MS Office possono fruire dei benefici di AdiOffice.

Adi Firma - Il modulo di Firma & Conservazione è il modulo sviluppato per la gestione dei documenti soggetti alla conservazione sostitutiva

Principali funzionalità

  • Interfaccia utente:

    ha un’interfaccia che risulta intuitiva e pratica. L’applicazione guida agevolmente l’utente attraverso le varie fasi di produzione di una sessione di conservazione sostitutiva;
    verifiche e controlli; il modulo contempla alcuni meccanismi di verifica a supporto del personale amministrativo coinvolto. Questo al fine di garantire il pieno e rigoroso rispetto della normativa;

  • Firma digitale:

    Firma & Conservazione permette di firmare in modalità massiva l’insieme dei documenti soggetti alla conservazione sostitutiva. Il motore di firma adottato dall’applicazione, è in grado di utilizzare in modo trasparente i diversi supporti del certificato di firma (quali Smart Card o Token USB) e di identificare automaticamente le smart card di tutte le Autorità Certificatrici italiane;

  • Marcatura temporale:

    consente l’apposizione automatica della marca temporale, così come previsto dalla legislatura vigente, attraverso la connessione via Internet alla “Time Stamp Authority” scelta dal cliente;

  • Ulteriori funzioni di supporto:

    Firma & Conservazione fornisce alcune ulteriori opzioni utili alle persone coinvolte nel processo,come: verifica del supporto prodotto (disco, CD o DVD), raccolta dei vari file delle impronte prodotti, traccia delle precedenti archiviazioni e ulteriori campi descrittivi della sessione prodotta;

  • Sessioni di conservazione:

    le sessioni di conservazione prodotte dall’applicazione Firma & Conservazione possono essere trasferite interamente su supporti ottici o magneto-ottici, mantenendo la completa autonomia di lettura e consultazione. Il supporto generato è completamente autoconsultante.

La Conservazione Sostitutiva a norma dei documenti fiscali

  • le normative fiscali vigenti impongono la conservazione per alcuni anni di migliaia didocumenti, il che implica un enorme spreco di carta e di spazi per contenerli;
  • in virtù di nuove direttive tecniche e di nuovi decreti emanati da alcuni Ministeri, oggi è possibile trasformare e conservare legalmente in formato digitale, tutta la documentazione aziendale;
  • in pratica, è oggi finalmente possibile sostituire i tradizionali documenti cartacei con documenti informatici aventi il medesimo valore legale e fiscale;

Il modulo Firma & Conservazione, va installato sul computer degli operatori addetti al processo di conservazione sostitutiva.
L’interfaccia guida l’utente nell’esecuzione delle funzionalità e attività legate al processo di conservazione dei documenti, come:

  • creazione, firma e marcatura delle sessioni di conservazione;
  • verifica dei supporti;
  • raccolta delle impronte;
  • mantenimento dello storico di tutte le conservazioni effettuate.

AdiJobs

AdiJobs, il modulo della Suite per la gestione di workflow documentali, informatizza un processo che solitamente prevede il passaggio di uno o più documenti cartacei. Attraverso una rappresentazione grafica contestuale del processo, AdiJobs permette di ‘vedere’ il ciclo esecutivo nella sua globalità, consentendo di mantenere sotto stretto controllo il flusso delle informazioni. L’immagine di ogni documento è resa disponibile a tutti gli utenti coinvolti nel ciclo di approvazione, in tempi e modalità differenti in funzione del ruolo degli stessi. AdiJobs offre tutti gli strumenti per gestire un flusso documentale in modo semplice, intuitivo e di sicuro successo, garantendo un notevole miglioramento delle modalità operative degli utenti. La condivisione e l’approvazione di progetti complessi non è mai stata così semplice.
L’introduzione in azienda di un workflow documentale può portare vantaggi, ad esempio, ai seguenti processi:

  • gestione dei reclami e delle non conformità;
  • approvazione delle richieste di acquisto da parte dei vari dipartimenti o centri di costo;
  • gestione assistenza e supporto del prodotto;
  • approvazione pagamento delle fatture fornitore;
  • condivisione di progetti complessi;
  • iter approvativi in ambienti di produzione.
  • interfaccia utente, fruibile attraverso un browser Internet che risulta intuitiva, pratica e personalizzabile. Attraverso un sistema integrato di autenticazione, l’utente accede ad una scrivania virtuale personalizzata da cui può svolgere agevolmente le abituali mansioni, avendo a disposizione una lista di attività da eseguire;
  • AdiJobs fornisce un potente strumento di configurazione che abilita il sistema ad eseguire azioni di instradamento completamente automatiche che non richiedano intervento da parte di alcun operatore. Questo permette di automatizzare parti del processo velocizzando nel complesso i cicli di approvazione del documento stesso. AdiJobs fornisce uno strumento di modellazione grafica del processo, che grazie all’estrema semplicità permette una veloce messa in produzione del workflow ed un’intuitiva e precisa analisi delle emergenze o dei cambiamenti, nonché la registrazione di tutte le azioni compiute dagli utenti. AdiJobs permette l’analisi oggettiva dell’efficienza del processo e il suo continuo miglioramento, riducendo costi e incrementando la produttività in azienda;
  • per ogni workflow, è possibile definire un utente con ruolo di supervisore, denominato Tutor. Questa figura riceve notifiche di “tempo scaduto” di ogni singola azione del processo, può visualizzare il documento e verificare in quale punto del flusso si sia fermato. Il Tutor ha anche la possibilità di forzare un ciclo per portare un documento alla fase finale del flusso operativo, saltando gli step intermedi.

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